ISO9001 文件管控，說白了就是要讓公司里的各種文件（包括操作流程、記錄表格這些）能用、好用，大家能找著、不弄錯，還得跟著情況變。想一直做好，就按這 6 個方面來。

一、先把管控的規(guī)矩立清楚：打基礎(chǔ)

1. 文件分好類，別亂了

按“重要程度 + 用處” 把文件分開，該有的都得有，別漏了也別搞一堆沒用的：

2. 定好統(tǒng)一規(guī)矩

?編號唯一：給每個文件整個獨(dú)有的編號，比如“程序文件 - 質(zhì)量部 - 001-A 版第 0 次改”，別重了。

?格式統(tǒng)一：頁眉寫上文件名、編號、版本，頁腳標(biāo)頁碼、日期、誰編誰批的，看著整齊好認(rèn)。

?責(zé)任分清：誰寫文件、誰檢查、誰批準(zhǔn)、誰存、誰發(fā)，都定好，別互相推活兒。

二、文件從生到“死” 都管好：抓核心

1. 琢磨好再寫：保證有用

別為了湊數(shù)寫文件，先想想有沒有必要。比如上新生產(chǎn)線，就得寫新的檢驗(yàn)流程，別拿老生產(chǎn)線的湊數(shù)。寫的時候要想到可能出的問題，比如寫采購流程，得說清楚咋防供應(yīng)商不靠譜、貨不好咋辦。

2. 批完再發(fā)：保證合規(guī)還能拿到

?簽字把關(guān)：文件得經(jīng)過“寫的人→檢查的人→批準(zhǔn)的人” 簽字，電子批的要留痕跡。質(zhì)量手冊得老板批，程序文件得管質(zhì)量的領(lǐng)導(dǎo)批。

?按需發(fā)放：誰要用就發(fā)給誰，比如生產(chǎn)流程只發(fā)給生產(chǎn)線的人，行政部不用給。要標(biāo)的標(biāo)清楚，用的文件蓋“受控” 章或電子加密，給客戶的副本標(biāo) “非受控”，別用混了。記好誰拿了文件、啥時候拿的，員工走了要把文件收回來。

3. 用的時候別錯：保證用對

   現(xiàn)場用的文件必須是最新的，每周看看。電子文件放一個統(tǒng)一的地方，比如專門的文檔系統(tǒng)，3 分鐘內(nèi)能找到。紙質(zhì)文件放不潮的地兒，別自己改內(nèi)容。

4. 該改就改，廢了別用：保證跟得上變化

?啥時候要改：國家規(guī)定變了、公司業(yè)務(wù)調(diào)了、檢查發(fā)現(xiàn)問題了，就得改文件。

?咋改：先申請，說清楚為啥改、影響啥；然后大家一起評估批一下；改完更新版本號，把舊的收回來。

?廢了咋處理：舊文件全收回來，紙質(zhì)的蓋“作廢” 章存著或毀掉，電子的鎖了或刪掉，記好咋處理的，別再用了。

5. 存好留痕：保證能查

按要求存，記錄一般存3 年，體系文件的舊版本永久存。電子的多備份一份放別的地兒，紙質(zhì)的防濕防火。

相關(guān)咨詢可撥打0551-63416332或者13956958231